Answers email, takes meeting minutes, coordinates appointments and gets tasks done — in your tools, on your approval.Beantwortet Mails, protokolliert Meetings, koordiniert Termine und erledigt Aufgaben — in Ihren Tools, auf Ihre Freigabe.
What it doesWas es tut
Each job is pre-built, tested and audit-ready. Switch on what you need. Deactivate what you don't. Every customer can tune the tone and rules to fit their business.Jede Aufgabe ist vorgebaut, getestet und audit-tauglich. Aktivieren Sie, was Sie brauchen. Deaktivieren Sie, was nicht passt. Jeder Kunde kann Tonalität und Regeln auf sein Geschäft abstimmen.
Sorts your morning inbox by urgency, drafts the replies you always write anyway, archives the noise. You approve, it sends.Sortiert Ihren Morgen-Posteingang nach Dringlichkeit, entwirft die Antworten, die Sie ohnehin schreiben, archiviert den Rest. Sie geben frei, es versendet.
Heute · 47 Mails sortiert · 6 Entwürfe bereit · 12 Min statt 58 MinToday · 47 mails sorted · 6 drafts ready · 12 min instead of 58 min
Spots your own promises in sent mail ("I'll get back to you Friday") and writes the follow-up on time. Nothing falls through the cracks.Erkennt Ihre eigenen Zusagen in gesendeten Mails („Ich melde mich Freitag") und schreibt das Follow-up rechtzeitig. Nichts fällt mehr durch die Maschen.
Erkannt · "Offerte bis Fr." Entwurf bereit · 14:30 Seit Go-live: 23 gehaltenDetected · "offer by Fri" Draft ready · 14:30 Since go-live: 23 kept
07:00 each morning: for every meeting today, a one-page brief — history, open items, draft agenda. You walk in prepared, without digging.Jeden Morgen um 07:00: für jedes Meeting heute ein One-Pager — Vorgeschichte, offene Punkte, Agenda-Entwurf. Sie gehen vorbereitet rein, ohne zu graben.
07:03 · "Gabriela · Q2" → 2 offene Punkte, 1 Doc → Agenda bereit07:03 · "Gabriela · Q2" → 2 open items, 1 doc → Agenda ready
A new name in your inbox? Helvetiq OS fills in company, role, prior threads, LinkedIn. You confirm before it writes to the CRM.Ein neuer Name in Ihrer Inbox? Helvetiq OS ergänzt Firma, Rolle, frühere Threads, LinkedIn. Sie bestätigen, bevor es ins CRM schreibt.
Neu · "j.lee@acme" 7 Felder ergänzt Wartet auf FreigabeNew · "j.lee@acme" 7 fields enriched Awaiting approval
Once a month, Helvetiq OS pulls status from your project tools and flags what's at risk — stalled tasks, slipping deadlines, silent stakeholders. Before your board meeting, not after.Einmal im Monat zieht Helvetiq OS Status aus Ihren Projekt-Tools und flaggt, was Risiko ist — stockende Tasks, rutschende Deadlines, stille Stakeholder. Vor dem Boardmeeting, nicht danach.
12 Projekte geprüft 2 hoch · 5 mittel Risiko Report für Board bereit12 projects scanned 2 high · 5 medium risk Board report ready
Helvetiq OS remembers facts about you and your business across sessions — preferences, recurring contacts, company constants. Opt-in per tenant, every entry visible in the memory browser, deletable any time.Helvetiq OS merkt sich selbständig Fakten über Sie und Ihr Unternehmen — Präferenzen, wiederkehrende Kontakte, Firmen-Konstanten. Pro Tenant aktivierbar, jeder Eintrag im Memory-Browser sichtbar, jederzeit löschbar.
Memory · 14 Einträge Browser · jederzeit Opt-in · DSG-export-fähigMemory · 14 entries Browser · any time Opt-in · DSG-export-ready
From Teams recording or Google-Meet transcript to a structured set of minutes: decisions, open points, to-dos per person. Goes out to all attendees, to-dos land directly in ClickUp or Asana.Aus Teams-Recording oder Google-Meet-Transkript ein strukturiertes Protokoll: Entscheide, offene Punkte, To-Dos pro Person. Geht raus an alle Teilnehmer, To-Dos landen direkt in ClickUp oder Asana.
42 Min Meet · 6 Teilnehmer 4 Entscheide · 9 To-Dos Versand: 1 Klick42 min meet · 6 attendees 4 decisions · 9 to-dos Send: 1 click
Market analysis, competitor profiles, topic briefings — Helvetiq OS researches autonomously, reads multiple sources, cites them. You get a concise report with links, not twenty open tabs.Marktanalyse, Wettbewerber-Profile, Themen-Briefing — Helvetiq OS recherchiert selbständig, liest mehrere Quellen, zitiert sie. Sie bekommen einen knappen Bericht mit Links, nicht zwanzig offene Tabs.
14 Quellen geprüft Bericht · 2 Seiten · Quellen Lesezeit: 5 Min14 sources reviewed Report · 2 pages · sources Read time: 5 min
This is an extract, not the full catalogue. Every deployment can be extended with additional tasks — your own workflows, industry-specific helpers, new connections — on the same approval and audit layer. Tell us the task, we build it for you.Das ist ein Auszug, nicht der vollständige Katalog. Jedes Setup lässt sich um weitere Aufgaben erweitern — eigene Abläufe, branchenspezifische Helfer, neue Anbindungen — auf derselben Freigabe- und Protokoll-Ebene. Sagen Sie uns die Aufgabe, wir bauen sie für Sie.
How it worksSo funktioniert's
Helvetiq OS is not another AI — it's the infrastructure around your AI. Between an employee's request and an executed action in your CRM, inbox or calendar sit six checkpoints. Each one controllable, each one logged, each one operated under Swiss law.Helvetiq OS ist keine weitere KI — es ist die Infrastruktur drumherum. Zwischen der Anfrage eines Mitarbeitenden und einer ausgeführten Aktion in Ihrem CRM, Postfach oder Kalender liegen sechs Checkpoints. Jeder einzeln kontrollierbar, jeder nachvollziehbar, jeder nach Schweizer Recht betrieben.
That turns AI from an experiment into an operating asset — with roles, rules, approvals and an audit trail, the same way every other productive application in your company runs.Damit wird KI bei Ihnen kein Experiment, sondern ein Betriebsmittel: mit Rollen, Regeln, Freigaben und Audit-Trail — genauso wie jede andere produktive Anwendung im Unternehmen.
See it in actionLive ansehen
Inbox, calendar, meetings and CRM — coordinated into one controlled workflow. Approvals where needed, every step logged, Swiss servers throughout.Inbox, Kalender, Meetings und CRM — abgestimmt zu einem kontrollierten Ablauf. Freigaben wo nötig, jeder Schritt protokolliert, Schweizer Server durchgängig.
Swiss by design
All data — database, logs, access keys — is stored exclusively on Swiss servers (Infomaniak, Geneva). No training on your data, ever. nDSG-compliant (Switzerland), GDPR (EU). For Business and Enterprise we can also run Helvetiq OS in your own data center.Alle Daten — Datenbank, Protokolle, Zugriffsschlüssel — liegen ausschliesslich auf Schweizer Servern (Infomaniak, Genf). Kein Training auf Ihren Daten, niemals. nDSG-konform (Schweiz), DSGVO (EU). Für Business und Enterprise betreiben wir Helvetiq OS auch in Ihrem eigenen Rechenzentrum.
It learns — but opt-in, never silent. When Helvetiq OS remembers something about your business, you see every entry in the Memory browser — and you delete what shouldn't be there. Your DSG export contains it, your right-to-be-forgotten removes it. Other AI tools store quietly in the background; we don't.Es lernt dazu — aber opt-in, nie heimlich. Was Helvetiq OS sich über Ihr Geschäft merkt, sehen Sie im Memory-Browser — und löschen, was nicht sein soll. Der DSG-Export enthält jeden Eintrag, das Recht auf Vergessen löscht ihn mit. Andere KI-Tools speichern still im Hintergrund. Wir nicht.
Why not just…Warum nicht einfach…
Copilot, ChatGPT and Claude Cowork are powerful tools in 2026 — and can run workflows with the right setup. But out of the box you get a chatbot in Office, or an assistant with connectors. Helvetiq OS delivers the full platform — Swiss hosting, built-in approval gates, multi-tenant — as one setup, one contract, one provider. On request fully custom — built exactly to your needs.Copilot, ChatGPT und Claude Cowork sind 2026 starke Tools — und können mit Setup auch Workflows. Aber out of the box bekommen Sie einen Chatbot in Office, oder einen Assistenten mit Connectors. Helvetiq OS liefert die ganze Plattform — Schweizer Hosting, eingebaute Approval-Gates, Mandantentrennung — als ein Setup, ein Vertrag, ein Anbieter. Auf Wunsch alles custom, genau auf Ihre Bedürfnisse angepasst.
| Helvetiq OS | Microsoft Copilot | ChatGPT Work | Claude Cowork | |
|---|---|---|---|---|
| Out-of-the-box vs. custom buildOut-of-the-box vs. Eigenbau | Everything built-inAlles eingebaut | Chatbot in Office only — workflows need Studio + Power Platform + extra licensesNur Chatbot in Office — Workflows brauchen Studio + Power Platform + Extra-Lizenzen | Chat with connectors — workflows need own Workspace Agents (developer work)Chat mit Connectors — Workflows brauchen eigene Workspace Agents (Entwickler-Arbeit) | Agentic assistant · governance via Enterprise admin, not per-actionAgenten-Assistent · Governance via Enterprise-Admin, nicht pro Aktion |
| Works proactively in the backgroundArbeitet proaktiv im Hintergrund | Yes · scans, prepares, suggestsJa · scannt, bereitet vor, schlägt vor | Only via Copilot Studio (extra setup)Nur via Copilot Studio (Eigenbau) | Only via custom Workspace AgentsNur via eigene Workspace Agents | Yes · agentic by designJa · agentisch von Grund auf |
| Runs entire workflows, not single stepsErledigt ganze Abläufe, nicht nur einzelne Schritte | Yes · multi-step coordinatedJa · mehrere Schritte aufeinander abgestimmt | Only via Power Automate (IT project)Nur via Power Automate (IT-Projekt) | Only via custom Workspace AgentsNur via eigene Workspace Agents | Yes · multi-step agentJa · mehrstufiger Agent |
| Data stays in SwitzerlandDaten bleiben in der Schweiz | Stored data in CH guaranteed · Swiss inference (Bedrock Zürich) or on-prem on requestGespeicherte Daten in der CH garantiert · Schweizer Inferenz (Bedrock Zürich) oder On-Prem auf Wunsch | US / EU · no CH-only guaranteeUS / EU · keine CH-Garantie | EEA residency (Enterprise) · no Swiss guaranteeEEA-Residency (Enterprise) · keine Schweiz-Garantie | EU residency (Enterprise) · not SwitzerlandEU-Residency (Enterprise) · nicht Schweiz |
| Can also run in your own data centerAuch in Ihrem eigenen Rechenzentrum betreibbar | YesJa | NoNein | NoNein | NoNein |
| Audit trail your legal team acceptsAudit-Trail, den Legal akzeptiert | Tamper-evident · every step logged · includedManipulationssicher · jeder Schritt protokolliert · enthalten | Only via Purview (E5 license required)Nur via Purview (E5-Lizenz nötig) | Audit Logs API · Enterprise tierAudit-Logs-API · Enterprise-Tier | Tamper-evident logs · Enterprise/Gov tierManipulationssichere Logs · Enterprise/Gov-Tier |
| Approval gate before sendingFreigabe vor dem Senden | Built-in · every actionEingebaut · jede Aktion | Only via Power Automate (custom build)Nur via Power Automate (Eigenbau) | No per-action gateKein per-Action Gate | Opt-in review, not per-actionOpt-in-Prüfung, nicht pro Aktion |
| Blocks for actions that must never happenSperren für Aktionen, die nicht passieren dürfen | Yes · you define the rulesJa · Sie definieren die Regeln | NoNein | NoNein | NoNein |
| Roles & permissions per actionRollen & Rechte pro Aktion | 4 roles, per-tool4 Rollen, pro Tool | M365 groups, not per actionM365-Gruppen, nicht pro Aktion | Seat-level onlyNur pro Sitz | Seat-level onlyNur pro Sitz |
| Separate spaces per department or userEigene Bereiche pro Abteilung oder Nutzer | Yes · data fully separatedJa · Daten komplett getrennt | Only via separate tenantsNur via separate Tenants | NoNein | Projects, not isolated tenantsProjekte, keine getrennten Mandanten |
| Time to first resultsZeit bis erste Ergebnisse | First results · day 1Erste Ergebnisse · Tag 1 | Weeks of IT project for full useWochen IT-Projekt für volle Nutzung | Minutes as chatbot, weeks for workflowsMinuten als Chatbot, Wochen für Workflows | Minutes to start · governance not includedMinuten zum Start · Governance nicht enthalten |
| ROI dashboardROI-Dashboard | IncludedEnthalten | NoNein | NoNein | NoNein |
| Connection to your systems — including custom onesAnschluss an Ihre Systeme — auch individuelle | Yes · any interface you needJa · jede Schnittstelle, die Sie brauchen | Microsoft + Power Platform connectors (Premium licenses required)Microsoft + Power-Platform-Connectors (Premium-Lizenzen nötig) | 60+ standard connectors · custom needs MCP setup60+ Standard-Connectors · Custom braucht MCP-Setup | MCP connectors · custom needs setupMCP-Connectors · Custom braucht Setup |
| Who operates and maintains itWer betreibt und wartet es | We do · Managed serviceWir · Managed Service | Your IT · MS supportIhre IT · MS-Support | Your teamIhr Team | Your teamIhr Team |
ReferencesReferenzen
No experiments. Real systems, running in daily operations on Swiss infrastructure. References on request.Keine Experimente: echte, laufende Systeme im Tagesgeschäft auf Schweizer Infrastruktur. Referenzen auf Anfrage.
„Helvetiq OS schafft uns enorm Luft im Administrativen — E-Mails, Kalender, Protokolle. Und die Custom-Module sind massgeschneidert auf unsere branchen-spezifischen Workflows."„Helvetiq OS gives us serious breathing room on the admin side — emails, calendars, minutes. And the custom modules are tailored to our industry-specific workflows."
For your industryFür Ihre Branche
Die Anfragen-Flut wird sortiert, Antworten vorbereitet, Termine koordiniert und Aufgaben landen im richtigen System — jede Aktion mit Ihrer Freigabe und lückenlosem Audit-Trail.The flood of enquiries is sorted, replies prepared, appointments coordinated and tasks land in the right system — every action with your approval and a complete audit trail.
Für Immobilien & Bau ansehen →See it for real estate & construction →Shared-Inbox, Fristen und Mandats-Kommunikation laufen strukturiert — mit Freigabe vor jedem Versand, klaren Zuständigkeiten und einem Audit-Trail, den Ihre Compliance akzeptiert.Shared inbox, deadlines and mandate communication run in a structured way — with approval before every send, clear responsibilities and an audit trail your compliance accepts.
Für Treuhänder ansehen →See it for fiduciaries →Das sind zwei Beispiele — für weitere Branchen haben wir ebenso spezialisierte Lösungen. Sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen, wie Helvetiq OS auf Ihre Abläufe zugeschnitten wird.These are just two examples — we build equally specialised solutions for other industries. Get in touch and we'll show you how Helvetiq OS is tailored to your workflows.
OnboardingOnboarding
No IT project. No migration. No password hand-over. Sign in with Google or Microsoft, grant access to the tools you already use, watch it start working.Kein IT-Projekt. Keine Migration. Keine Passwort-Übergabe. Mit Google oder Microsoft anmelden, Zugriff auf die Tools erlauben, die Sie ohnehin nutzen — und zusehen, wie es loslegt.
Access runs through the standard sign-in of Google or Microsoft. You — and only you — control which systems Helvetiq OS can reach, and you can revoke at any time from your Google or Microsoft admin panel.Zugriff läuft über die Standard-Anmeldung von Google oder Microsoft. Sie — und nur Sie — bestimmen, auf welche Systeme Helvetiq OS zugreifen darf, und können jederzeit über Ihr Google- oder Microsoft-Admin-Panel widerrufen.
Helvetiq OS connects to the systems you already use — Gmail, M365, CRM, calendar, Drive. No new platform, no data migration, no parallel rollout team.Helvetiq OS verbindet sich mit den Systemen, die Sie ohnehin nutzen — Gmail, M365, CRM, Kalender, Drive. Keine neue Plattform, keine Datenmigration, kein paralleles Rollout-Team.
Every action is measured. The dashboard tracks minutes saved per person, cost per outcome, adoption rate. You can defend the investment with a number, not a story.Jede Aktion wird gemessen. Das Dashboard zeigt gesparte Minuten pro Person, Kosten pro Ergebnis, Adoption. Sie rechtfertigen die Investition mit einer Zahl, nicht einer Anekdote.
Every action that sends, books, pays or deletes pauses for explicit approval. You configure which roles can approve what. No AI sends an e-mail on your behalf unless you said yes.Jede Aktion, die sendet, bucht, zahlt oder löscht, pausiert für explizite Freigabe. Sie konfigurieren, welche Rollen was freigeben dürfen. Keine KI sendet eine Mail in Ihrem Namen, ohne dass Sie zugestimmt haben.
We run it. Monitoring, updates, new models, backups, incident response — all part of the monthly fee. Your team defines what should be automated, not how it runs.Wir betreiben es. Monitoring, Updates, neue Modelle, Backups, Incident-Response — alles im Monatspreis. Ihr Team definiert, was automatisiert werden soll, nicht wie es läuft.
ROI calculatorROI-Rechner
Three sliders. A conservative estimate of hours and francs Helvetiq OS frees up.Drei Schieber. Eine konservative Abschätzung von Stunden und Franken, die Helvetiq OS freisetzt.
Assumptions: 90 seconds per e-mail (read, triage, reply or file), 220 working days per year, 45 % time saved with approvals and agent handling. Inbox only — actual savings are typically higher because Helvetiq OS also handles calendar coordination, meeting minutes, CRM updates and recurring workflows.Annahmen: 90 Sekunden pro E-Mail (lesen, triagen, antworten oder ablegen), 220 Arbeitstage pro Jahr, 45 % Zeitersparnis durch Freigaben und Agent-Handling. Nur Inbox — die tatsächliche Ersparnis liegt in der Regel höher, weil Helvetiq OS zusätzlich Kalender-Koordination, Meeting-Protokolle, CRM-Updates und wiederkehrende Abläufe übernimmt.
Institutional references & customers of the aigencyInstitutionelle Referenzen & Kunden von the aigency
Digital-World
Pricing · CHF, all-inPreise · CHF, all-in
Managed Swiss hosting, monitoring, updates and support included — and LLM usage within fair use. One price, one invoice, no separate API account. Technical setup (connecting your accounts): ~10 minutes. Full productivity: guided onboarding in 1–2 weeks — we define the right starting scope in a short call. Onboarding slots are limited: 8 per month.Managed Schweizer Hosting, Monitoring, Updates und Support inklusive — ebenso LLM-Nutzung im Rahmen einer fairen Nutzung. Ein Preis, eine Rechnung, kein separates API-Konto. Technisches Setup (Konten verbinden): ~10 Minuten. Volle Produktivität: begleitetes Onboarding in 1–2 Wochen — den passenden Startumfang klären wir im Gespräch. Onboarding-Plätze sind limitiert: 8 pro Monat.
+ Optional modules · activate any time+ Optionale Module · jederzeit zubuchbar
Specialised agents that take on entire business functions. Activate, hand over, let them run — with the same approval gates and audit trail as the core.Spezialisierte Agents, die ganze Geschäftsfunktionen übernehmen. Aktivieren, übergeben, laufen lassen — mit denselben Freigaben und demselben Audit-Trail wie der Core.
Connect your existing tools without custom code. From team chat to CRM to document management — each integration plugs in with its own role and policy.Verbinden Sie Ihre bestehenden Tools ohne Custom-Code. Von Team-Chat über CRM bis Dokumenten-Management — jede Integration bringt ihre eigene Rolle und Policy mit.
For regulated industries: active failover, dual region, 99.95% SLA available as a separate option.Für regulierte Branchen: aktives Failover, Dual-Region, 99.95% SLA als separate Option verfügbar.
Objections & questionsEinwände & Fragen
We build for those few.Wir bauen für die Wenigen.
30-minute call — and you know honestly whether Helvetiq OS fits your business.30-Minuten-Gespräch — danach wissen Sie ehrlich, ob Helvetiq OS zu Ihrem Geschäft passt.